応募後、面接日程を調整してもらったのに、「他の企業に内定が決まった」「転職自体をやめた」という理由で、面接を自体しなければならない場面も出てくると思います。
面接を辞退するのはNGではありませんが、何もいわずにドタキャンをするのはもってのほか。社会人として、ルールや礼儀に則って、きちんと謝罪した上で、断ることが必要です。
まずは、面接を辞退する際の基本的なルールから見ていきましょう。
面接を断る時の基本ルール
できるだけ早く連絡する
面接を辞退することが決まったら、一刻も早く、その旨を伝えましょう。面接では、人事担当者や事業部長、社長の時間を割くだけでなく、会議室などの場所も用意する必要があります。
早めに辞退を伝えることで、企業側は時間や場所を他のことに使えるようになります。
理由は伝えなくてOK！
面接を辞退する時に、後ろめたさからつい言い訳をしたくなってしまうこともあるかもしれません。
ですが基本的に、辞退する理由は伝えなくて大丈夫です。メールで伝える際には「私ごとで恐縮ですが…」という枕詞を使っておけば、それ以上突っ込まれることは、ほとんどありません。
無断で辞退は絶対にしない
無断で辞退するのは絶対にNGです。社会人としてのマナーという意味もありますが、あなた自身への不利益にもなりかねません。
将来、応募した企業が取引先になったり、数年後に転職する際にまた応募したいと思うこともあるかもしれません。「もう縁がなくなったから」と、おざなりな対応をするのではなく、できる限り、丁寧な対応を心がけてください。
メールでの面接の断り方のポイントと例文
基本を理解した上で、まずはメールでの面接の断り方を見ていきたいと思います。直前の連絡でない場合は、メールで連絡する方が一般的で、やりとりもスムーズです。
メールでの連絡は面接の2日前までにする
2日前までであれば、メールでの連絡がベストです。日時を気にせず送れますし、電話に出てもらうなど、担当者の手を煩わせることなく伝えることができます。
メールで面接を断る場合の例文
| 【メール件名】面接辞退のご連絡：〇〇(名前) 【メール本文】 株式会社〇〇〇〇 人事部 △△様 お世話になっております。 ◯月◯日に面接予定の〇〇と申します。 誠に恐れ入りますが、面接を辞退させていただければと思い、 連絡させて頂きました。 せっかく面接の機会をいただき、 また、ご調整をいただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。 本来であれば直接ご連絡すべきですが、 取り急ぎ、メールでの連絡とさせていただきます。 何卒ご容赦くださいませ。 末筆ではございますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。 〇〇(名前) TEL：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 Mail：〇〇〇〇〇〇〇〇@〇〇.ne.jp |
電話での面接の断り方のポイントとトークスクリプト
続いては、電話で面接を断るときのポイントと話す内容（トークスクリプト）をご紹介いたします。
前日や当日の辞退は電話でする
面接前日以降は、メールではなく電話で連絡しましょう。メールの場合、タイミングによっては面接の時間まで気づかない場合もあるからです。
電話で面接を断る場合のトークスクリプト
| 自分：お世話になっております。◯月◯日に面接をさせていただく予定の〇〇と申します。人事部の△△様はいらっしゃいますでしょうか。 受付：はい、少々お待ち下さい。 人事担当者：お電話代わりました。△△です。 自分：お世話になっております。〇〇です。○月◯日に面接をさせていただく予定でしたが、選考を辞退させていただければと思い、ご連絡いたしました。せっかくご調整をいただきましたのに、申し訳ございません。 人事担当者：かしこまりました。参考までに、辞退の理由をお聞きしてもよろしいですか。 自分：はい。別の企業で内定をいただいたためです。 人事担当者：そうなのですね。では新しい職場でのご活躍をお祈りしています。 自分：私の都合でご迷惑をおかけしてしまい、申し訳ございません。それでは失礼いたします。 |
こんなときどうする？面接を断る時のQ&A
メールで断りの連絡をいれたが、返信がない
メールを送っても返信がない場合は、念の為電話をしておくのがおすすめです。メールを見ても返信しなかっただけであればいいですが、手違いでメールが届いていなければ無断キャンセルだと思われてしまいます。心配な方は電話で確実に伝えましょう。
辞退理由を詳しく説明するよう求められた
メールの場合
| 株式会社〇〇〇〇 人事部 △△様 お世話になっております。 △△です。 辞退の理由は、転職活動自体を取りやめ、 現在の会社でがんばろうと考えたためです。 お忙しい中時間を割いていただいたにも関わらず、 誠に申し訳ございません。 |
電話の場合
| 人事担当者：差し支えなければ、辞退の理由についても聞いてもよろしいですか。 自分：一次面接の際に業務の内容について具体的に聞いたところ、イメージしていたものと大きく違うことが分かりました。自分の適正を考えたところ、その業務では御社の力になるので難しいと思ったため、辞退するという結論に至りました。 |
電話で連絡をしたが担当者が不在だった
担当者が不在の場合は、時間をあけてかけ直すようにしましょう。この時に、「何時頃戻られますか？」と聞いておくと、次の電話をしやすいです。さらに、メールで面接辞退の旨と電話をすることを伝えておくと、より丁寧です。
面接当日で、すぐに知らせなければいけない場合には、電話口に出た方に伝言をお願いした上で、面接時間まで何度か電話をしてみてください。
