【例文つき】転職活動に関するメールマナー

転職活動では、企業の採用担当者とのメールのやり取りは避けられません。メールのやり取りでも、あなたのマナーやビジネススキルは判断されています。

適切なやり取りができるれば好印象を与えられますし、そうでない場合には「基本のビジネスマナーができていない」として面接前に合否が判断されてしまうこともあります。

そこで今回は、採用担当者とのメールのやり取りで気をつけることを例文とともに紹介していきます。

転職活動でのメールの基本ルール

まずは、最低限守るべきメールの基本ルールをご紹介します。できて当たり前のことなので、しっかりと頭に入れておいてください。

24時間以内&9時〜22時までに返信する

メールを確認したら、できるだけすぐに返しましょう。メールを受信してから、遅くとも24時間内に返信するのがベストです。とはいえ、深夜や早朝に返信すると生活リズムが乱れている印象を与えてしまうので、9時から22時までの間に送信するようにしましょう。

件名は変えずに「Re:」で返信する

件名を変更したり、新しく追加してしまうと、採用担当者がわかりにくくなってしまいます。そのため、基本的に件名は何もいじらなくてOKです。

受信したメールを開いて返信ボタンを押せば、新規メールが開いて「Re:」という件名がついているはずです。このとき、「全員に返信」という項目を選ぶのがポイント。人事部全員がCCやメーリングリストに入っている場合があるので、必ず全員返信するように徹底してください。

簡潔でわかりやすい内容にする

さっと読んで、すぐに内容を理解できるようなメールを心がけましょう。文頭から「。」までが2行以上になってしまう場合には2つの文章に分けると理解がスムーズです。

また、ひと段落が4行以上になる場合には、改行して空欄をつくると読みやすくなります。

本文は残したままにする

メールに返信する場合は、相手のメール本文を残しておきましょう。担当者がわざわざ前に送ったメールを探さなくていいようにする配慮です。

日程調整をする際には、月、日、曜日を記載する

日程調整の際には、月や日、曜日を省力しないようにしましょう。数字だけで送ると、日程と曜日が食い違っていたというようなミスが起こりがちです。

なお時間については、以下のように24時間表記にすると間違いが起こりにくくなります。

  • 朝8時の場合:8時、8:00
  • 夜8時の場合:20時、20:00

敬語を正しく使う

敬語は正しく使いましょう。丁寧語、謙譲語、尊敬語の違いや基本的な使い方、よく使う言い回しをいくつか覚えておくと便利です。

会社アドレスやキラキラアドレスを使わない

転職活動用にフリーアドレスを用意しておくのがベストです。会社のアドレスを使うと転職活動していることが会社にバレてしまう可能性が高く、会社のアドレスを私用で使うモラルのない人だと思われてしまいます。

フリーアドレスにする場合、顔文字や記号を使ったキラキラアドレスを使うのも控えてください。

色文字や太字、下線などの装飾をしない

メールを読みやすくするために、文字を装飾するのもビジネスメールではふさわしくありません。相手が使っているメールソフトによっては、文字化けをしてしまい読めないこともあります。

メール本文で書くべきこと

続いて、メール本文で書くべき基本の内容をみていきたいと思います。

宛先

会社名、部署名、担当者名を正式名称で記入しましょう。(株)など法人格を省略するのもNGです。もし担当者の名前が分からなければ「採用ご担当者様」とするのが一般的です。

挨拶

通常は「お世話になっております。」からメールを始めます。初回のメールのみ「はじめまして」と挨拶を添えてもOKです。

続けて、自分が何者であるかを伝えます。シンプルに「(名前)です。」と書いてもいいですが、「転職サイト〇〇より応募させていただきました▲▲です。」と添えると、誰なのかが瞬時にわかるため、親切です。

なお、前職や現職の会社名や肩書きは名乗らないのが普通です。

本文(内容)

本文は簡潔に、正しい敬語を使って書きましょう。後ほど例文を紹介します。

締め

締めに「ご多用の折とは存じますが、何卒よろしくお願いします。」と添えると丁寧なメールになります。

署名

メールの最後にはかならず、名前・住所・電話番号・メールアドレスを記載します。毎回入力するのは大変なので、自動で署名が挿入されるように設定しておいてください。

面接の日程調整に関するメール例文

転職活動で一番メールのやりとりが増えるのは、日程調整です。よくある状況ごとに例文をご紹介いたします。

提示された候補日から選ぶ

  • 日程調整の中でも、最も多いパターンです。
  • できれば複数の日程を第1希望、第2希望として選択、提案してください。
〇〇株式会社
人事部 採用担当
▲▲様

お世話になっております。××です。

面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。
下記の日程で調整していただけると幸いです。

第1希望:◯月◯日(水)19:00~
第2希望:◯月◯日(金)11:00~
第3希望:◯月◯日(月)14:00~

ご検討のほど、何卒よろしくお願いします。

(署名)

提示された候補日以外の日時を打診する

  • 提示された候補から選べないことに対する謝罪の気持ちを伝える
  • 自分から日程を提案する場合は、3つ以上の日程を提案する
〇〇株式会社
人事部 採用担当
▲▲様

お世話になっております。××です。

面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。
誠に申し訳ございませんが、ご提示いただいた日程は埋まっておりまして、
いずれも調整するのが難しい状況です。
せっかく日程をご調整いただきましたのに、恐れ入ります。

よろしければ改めて、
下記の日程で調整させていただけますと幸いです。

第1希望:◯月◯日(水)19:00~
第2希望:◯月◯日(金)11:00~
第3希望:◯月◯日(月)14:00~

ご検討のほど、よろしくお願いします。

(署名)

自分から候補日を提示する

  • 企業側から日程の提示がなく、「ご希望の日時をお伝えください」と言われたケースです
  • 候補日は、少なくとも3つは提示します
〇〇株式会社
人事部 採用担当
▲▲様

お世話になっております。××です。

ご連絡をいただき、ありがとうございます。
面接の日程に関してですが、下記の日程でのご都合はいかがでしょうか。

第1希望:◯月◯日(水)19:00~
第2希望:◯月◯日(金)11:00~
第3希望:◯月◯日(月)14:00~

ご検討のほど、よろしくお願いします。

(署名)

調整済みの日程を変更したい

  • 日程の変更は印象を悪くする可能性があるので、極力避けるようにしてください
  • 仕事の都合や体調不良など、日程変更をお願いする理由を明記します
  • 必ず、日程の代替案を提案します
〇〇株式会社
人事部 採用担当
▲▲様

お世話になっております。
○月○日(木)13時から面接をしていただく予定の、
××と申します。

大変申し訳ございませんが、仕事でのトラブルが発生してしまい、
お約束していました日時に面接に伺えなくなってしまいました。

よろしければ、改めて下記の日程でご検討いただけないでしょうか。

第1希望:◯月◯日(水)19:00~
第2希望:◯月◯日(金)11:00~
第3希望:◯月◯日(月)14:00~

ご検討のほど、よろしくお願いします。

(署名)

面接後のメール例文

面接が終わった後に送ることが多い、メールの例文をご紹介いたします。

面接のお礼

  • 面接後のメールは基本的に必要なく、送ったからといって印象がよくなるとは限らないので注意が必要です
  • 面接での気づきや、意欲が高まったことなど、ポジティブな内容を簡潔に伝えます
〇〇株式会社
人事部 採用担当
▲▲様

お世話になっております。××です。
本日、営業部の◯◯様に面接をしていただきました。

日程のご調整ならびに、〇〇様にお時間をいただきましたこと、
改めてお礼をお伝えしたいと思い、ご連絡いたしました。

現場で活躍されている◯◯様のお話をお聞きして、
仕事の具体的なイメージができたと同時に、
挑戦してみたいという思いが、ますます強くなりました。

取り急ぎ、面接のお礼のみで失礼いたします。
今後ともよろしくお願いします。

(署名)

面接辞退

  • 面接を辞退する理由を詳細に説明する必要はありません
  • 選考してもらったことの感謝を伝えます
〇〇株式会社
人事部 採用担当
▲▲様

お世話になっております。××です。

私事で恐縮ではございますが、
今後の選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

貴重なお時間を頂いたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
また、メールでのご連絡になってしまいましたこと、
重ねてお詫び申し上げます。

末筆ではございますが、貴社のますますの繁栄を祈念しております。

(署名)

面接結果の問い合わせ

  • 迷惑メールなど、他のフォルダなどに届いていないか必ず確認してから問い合わせをします
〇〇株式会社
人事部 採用担当
▲▲様

お世話になっております。××です。

先日はお忙しい中、面接にお時間を割いていただき、
ありがとうございました。

合否連絡は1週間後が目安になるとのことですが、
ご連絡がございませんでしたので、
確認のため、ご連絡させていただきました。
なお、入れ違いでご連絡いただいている場合には、
ご容赦くださいませ。

ご多用の中大変恐縮ですが、目安で構いませんので、
いつ頃、合否連絡をいただけるのかご教示いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いします。

(署名)

選考に関するメール例文

応募時や、選考が進む段階で必要なメールの例文をご紹介いたします。

履歴書を提出する

  • 添付データのファイル名を本文中に記載すると、わかりやすいです
  • データを添付することを忘れないようにしましょう
〇〇株式会社
人事部 採用担当
▲▲様

お世話になっております。××です。

履歴書と職務経歴書を作成いたしましたので、お送りします。
・履歴書:「提出用_履歴書_20190830_〇〇(氏名)」
・職務経歴書:「提出用_職務経歴書_20190830_〇〇(氏名)」

内容にご不明点などございましたら、
何なりとご連絡くださいませ。
引き続き、どうぞよろしくお願いします。

(署名)

内定を承諾する

  • 内定の連絡をもらったら、できるだけ早く返信する(連絡が遅いと辞退とみなされる場合がある)
  • 内定承諾書の署名が必要な場合は、できるだけ早く提出します
〇〇株式会社
人事部 採用担当
▲▲様

お世話になっております。××です。

この度は内定のご連絡をいただきまして、ありがとうございます。
これまで培ったスキルと経験を活かし、
貴社に貢献できるよう、誠心誠意、頑張ってまいります。
ご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い致します。

また、内定承諾書に関しましては、
今週中に署名をして、提出させていただきます。
何卒よろしくお願いいたします。

(署名)

問い合わせのメール例文

面接や選考に関して、不明点がある場合のメールの例文を紹介します。

当日の持ち物、場所について知りたい

  • 持ち物の指定がない場合、当日の持ち物を確認しておくとベストです
  • 面接は本社以外の場所で行う場合もありますので、念のため確認しておきましょう
〇〇株式会社
人事部 採用担当
▲▲様

お世話になっております。××です。

面接日程のご調整をいただきまして、ありがとうございました。
当日の持ち物と面接場所ですが、
以下の内容でよろしかったでしょうか。

日時:◯月◯日(月)  19:00~
場所:東京都◯◯区~~
持ち物:履歴書
    職務経歴書
    筆記用具

そのほか準備が必要なものなどございましたら、
ご教示いただければ幸いでございます。
何卒よろしくお願いいたします。

(署名)

選考結果の連絡がこない

  • 伝えられた期日から2~3日経ってから確認します
  • メールの文頭で面接のお礼を伝えます
  • 期日が過ぎているからといって、責めるような文章は控えましょう
  • 結果を急かすのではなく、いつごろ結果が出そうかを聞く内容にします
〇〇株式会社
人事部 採用担当
▲▲様

お世話になっております。××です。

先日は営業部の◯◯様に面接のご対応をいただきまして、
誠にありがとうございました。

面接の際に、約1週間で選考結果が出ると伺っておりましたが、
ご状況はいかがでしょうか。
確認をさせていただければと思い、ご連絡させて頂きました。

ご多用の中大変恐縮ですが、目安で構いませんので、
いつ頃、合否連絡をいただけるのかご教示いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いします。

(署名)

メールのやり取りは、選考結果に直接影響を与えることは少ないものの、ビジネスマナーができているかどうかの判断材料にはなります。

特に中途採用の場合は、最低限のビジネスマナーが求められています。そのため、社会人として恥ずかしくないメールのやりとりができることは最低条件です。できるだけ早く返信することと、丁寧な内容のメールを心がけましょう。

投稿者: kohei.suzuki

ビジネス系フリーライター。人材紹介会社での経験を活かし、経営者の取材や採用ページの作成をしています。スイーツと激辛料理には目がありません。