ビジネスメールの基本マナーを例文とともに紹介!参考にしたいサイトも

ビジネスメールを作成できることは、社会人にとって最低限必要なスキルの一つです。たかがメール、されどメール。たった一通のメールであなたの評価が変わってしまう可能性もゼロではありません。

ビジネスメールに求められるのは、正確さとスピードです。そのためには「型」を覚えることが、一番の近道です。

そこで今回は、ビジネスメールを作る際に大事な型を、例文とともに紹介していきます。

ビジネスメールの基本マナー

まずはビジネスメールの基本マナーを抑えておきましょう。基本のマナーさえ覚えておけば、大きな失敗をすることはありません。

件名の書き方

ビジネスメールの件名は、件名だけで内容がわかるように工夫します。忙しい社会人であれば、毎日数十通以上のメールが届きます。

件名を見て迷惑メールや重要度が低いメールだと思われれば、長時間放置されたり、開封されないこともありえます。

宛名の書き方

ビジネスメールは宛名から始まります。宛名は会社名、部署名、役職名、名前、敬称の順に書きましょう。

敬称は、通常は「様」を使います。そのほか、複数名に送る場合や全員の名前を把握していない場合は「各位」、会社名や部署名のみにする場合には「御中」など、使い分けができるとベストです。

あいさつ文

宛名を記載した後、本文の最初には挨拶文を入れましょう。いきなり用件を伝えてしまうのは、素っ気ない印象を与えてしまいます。

最も一般的なあいさつ文は「お世話になっております。〇〇です。」ですが、他にも「ご無沙汰しております」「突然のご連絡失礼いたします」なども、よく使われます。

結びの文

メールの最後は結びの文で締めます。特に決まりはありませんが、一般的には「今後ともどうぞよろしくお願いします。」がよく使われています。

他にも「引き続きよろしくお願いします。」「ご多用の折とは存じますが、よろしくお願いします。」などが使えます。いくつかバリエーションを用意しておくとよいでしょう。

3〜4行ごとに段落をわける

メールは見やすいことが鉄則です。改行もなしに長文が続くと読みづらく、途中で読むのをやめてしまう人も出てきます。

目安は、3~4行で改行すること。また、一文(文頭から「。」まで)が2行以上に渡ってしまう場合には、文を2つに分けると読みやすくなります。

添付ファイルは2MBまで

送付先で使用しているメールソフトによっては、添付ファイルのサイズに制限がかかっているケースもあります。

2MBを超えると送れない場合が多いので、圧縮してzipファイル形式で送るか、大容量ファイル転送システムを使って送るようにしてください。

状況別・ビジネスメール例文集

続いて、挨拶や依頼をするときなど、状況別に、メールの例文を見ていきましょう。

挨拶のビジネスメール

<メール件名>
【〇〇(自分の名字)】▲▲(自社サービス)のご案内

<本文>
〇〇株式会社 
■■様

初めてご連絡させていただきます、
××株式会社の〇〇と申します。
□□株式会社の△△様のご紹介で、今回ご連絡させて頂きました。

弊社では~~のようなツールを提供しており、
貴社の〇〇の部分でお役に立てられるかと思います。

もし弊社サービスに興味をお持ち頂けましたら、
ぜひ、直接お会いして、ご説明させていただきたいと考えております。

なお、追ってお電話でもご連絡をさせていただきます。
ご検討のほど、何卒よろしくお願いします。

(署名)

依頼のビジネスメール

<メール件名>
【〇〇(自分の名字)】見積もり作成のご依頼

<本文>
〇〇株式会社 
■■様

お世話になっております。
××株式会社の〇〇です。

先日はお打ち合わせのお時間をいただきまして、
誠にありがとうございました。

早速ではございますが、ご提案頂いた件に関しまして、
お見積もりの作成をお願いできますでしょうか。

ご多用の中、たいへん恐れ入りますが、
何卒よろしくお願いします。

(署名)

お礼のビジネスメール

<メール件名>
【〇〇(自分の名字)】打ち合わせのお礼

<本文>
〇〇株式会社 
■■様

お世話になっております。
××株式会社の〇〇です。

先日はお忙しい中貴重なお時間を頂きましてまことにありがとうございました。

いただいたご意見に関しましては、
開発部門や企画部門とも共有させていただきまして、
サービスの改善に努めていく所存でございます。

今後とも、どうぞよろしくお願いします。

(署名)

お詫びのビジネスメール

<メール件名>
【〇〇(自分の名字)】打ち合わせ日程の誤表記のお詫び

<本文>
〇〇株式会社 
■■様

お世話になっております。
××株式会社の〇〇です。

先日打ち合わせの件でお送りしたメールに、
誤りがございましたのでお詫びと訂正をさせていただければと存じます。

6月10日(火)とお伝えしておりましたが、
正しくは6月10日(水)でした。
もし、改めて日程の調整が必要でしたら、
ご連絡頂けますと幸いです。

私のミスでお手数をおかけしてしまい申し訳ございませんが、
どうぞよろしくお願いします。

(署名)

催促のビジネスメール

<メール件名>
【〇〇(自分の名字)】貴社サービス資料の件

<本文>
〇〇株式会社 
■■様

お世話になっております。
××株式会社の〇〇です。

先日メールにてお願いしておりました、
貴社サービスの資料に関して、その後進捗はいかがでしょうか。

今週金曜日に、貴社サービスを検討させていただきます会議がございますので、
本日中にお送り頂けますと幸いです。
引き続きどうぞよろしくお願いします。

(署名)

困った時のために!ブックマークしておくべきビジネスメール例文を集めたサイト

最後に、ビジネスメールの例文を集めたサイトをご紹介いたします。ブックマークしておくと便利です!

ビジネスメールの教科書

日本ビジネスメール協会が監修しているサイトです。様々なシーンに合った例文が探せるだけでなく、定期的に日本ビジネスメール協会の現役講師がビジネスメールの解説コラムも掲載しています。

ビジネスメールの教科書

BB-WAVE

主に、ビジネス関連の情報を発信しているサイトですが、メールの例文を探すこともできます。10このカテゴリーからそれぞれ「社内向け」と「社外向けの」の例文を参考にできます。

BB-WAVE

メール例文.com

600以上ものメール例文が紹介されています。中には「嫌な仕事の断り方」や「仮病で会社休むときの理由」など、なかなか人に聞けない内容も掲載されています。

メール例文.com

ビズ式

メールだけでなく、仕事での手紙やビジネス文書の書き方についても詳しく紹介されているサイトです。メールの例文も400以上掲載されているので、さまざまなシーンに対応できます。

ビズ式

社会人であれば、1日にメールで何度もやり取りがありますが、その度にマナーを気にして作成するのは大変です。

メール例文を紹介しているサイトを賢く使えば、無理なくワンランク上のメールを作成して印象アップに繋げられます。お気に入りのサイトを探してみましょう。

投稿者: kohei.suzuki

ビジネス系フリーライター。人材紹介会社での経験を活かし、経営者の取材や採用ページの作成をしています。スイーツと激辛料理には目がありません。